Erfolgsgeschichten

GCB German Convention Bureau e. V.

Key-Facts

Branche: Konferenz
Event: Digital and Innovation Day
Zusammenarbeit seit: 2018

GCB German Convention Bureau e. V.
Kaiserstr. 53
60329 Frankfurt am Main
Anforderungen:
  • Einfaches, unkompliziertes Teilnehmermanagement
  • Fester Ansprechpartner
  • Rechnungen über das System
  • Badge-Erstellung
  • E-Mail-Kampagnen über das System
  • Eigenes Design/CD
  • Integration des Ticketshops auf eigener Website
Verwendete Produkte:
  • Online-Registrierung
  • Schnittstellen
  • Eventvermarktung (Event Plus)
Ergebnis:
  • Erfolgreiche Ticketshop-Integration und Datensynchronisation
  • Erhöhte Aufmerksamkeit für den DigiDay

Das German Convention Bureau e.V. (GCB) repräsentiert Deutschland als eine weltweit führende und nachhaltige Tagungs- und Kongressdestination. Es unterstützt seine Mitglieder und Partner bei der Vermarktung ihres Angebots und fungiert als Impulsgeber der Branche. Das GCB organisierte 27 Veranstaltungen allein im Jahr 2018. Eines dieser Events war der Digital and Innovation Day (DigiDay). Unter dem Motto „How to become a Digital Hero“ fand die Veranstaltung bereits das dritte Mal im Dezember 2018 statt.

Als Teil der GCB-Digitalisierungsstrategie nimmt der praxisorientierte und interaktive DigiDay die Teilnehmer mit auf den Weg in eine smarte und digitale Zukunft. Die 100 Teilnehmer – darunter Fach- und Führungskräfte aus den Bereichen Kommunikation und Marketing in Unternehmen der Tagungs- und Kongressbranche – haben den jährlich stattfindenden DigiDay zur Weiterbildung genutzt. Die Tickets für das Event waren sowohl für GCB-Mitglieder als auch für externe Interessenten erwerbbar.

Ausgangssituation

Das GCB hat nach einem allumfassenden Teilnehmermanagement-Tool gesucht, das die Rechnungsstellung, Badge-Erstellung sowie die Umsetzung von E-Mail-Kampagnen abwickeln kann. Um den Teilnehmern einen reibungslosen Ticketverkauf zu ermöglichen, sollte der Ticketshop nahtlos in die eigene Website integriert werden. Die Innovation und Digitalisierung sollte sich, passend zu dem Hauptthema der Veranstaltung, schon im Anmelde- und Registrierungsprozess widerspiegeln.

Dem GCB war sowohl ein unkomplizierter Registrierungsprozess als auch ein fester Ansprechpartner auf Seiten von XING Events wichtig, da beim DigiDay erstmals eine solch umfassende Event-Plattform genutzt wurde.

Wir waren mit XING Events als Dienstleister für Teilnehmermanagement beim DigiDay sehr zufrieden. Das Teilnehmermanagement an sich war einfach zu handeln und intuitiv, sodass wir selbst die Inhalte kategorisieren und unser Design einbauen konnten. Dank der direkten Ansprechpartner hat man sich gut aufgehoben gefühlt und konnte bei Fragen oder Anmerkungen immer zum Hörer greifen. Die Schnittstelle zu FastLane, unserem Einlassmanagement, hat ebenfalls einwandfrei funktioniert.

Verena Kolb, Consultant Marketing Germany, GCB

Lösung

XING EventManager

Der XING EventManager ermöglicht eine einfache Online-Anmeldung sowie einen reibungslosen Ticketverkauf. Durch die Einbindung des Ticketshops in die eigene Website konnten sich die Website-Besucher ohne Verlassen der Seite direkt anmelden. Der Ticketshop wurde vom Design vollständig in die Seite integriert. Die unterschiedlichen  Ticketpreise sowie Teilnehmerkategorien wurden im XING EventManager angelegt. Außerdem hat das GCB schon im Vorfeld festgelegt in welchem Zeitraum und in welchem Umfang die Tickets käuflich erwerbbar sind. Die Gestaltung der Tickets wurde individuell auf die Bedürfnisse des GCB angepasst. Mithilfe des Testmodus konnten der Bezahlvorgang sowie die Auswahl der einzelnen Kategorien getestet werden, bevor der Ticketshop live ging. So konnten mögliche Fehlerquellen entdeckt und schon vor Veröffentlichung der Eventseite behoben worden.

Vermarktung auf XING

Mithilfe der Eventvermarktung über XING konnte eine höhere Sichtbarkeit für die Veranstaltung erzielt werden.

Event Plus

Für die Einbindung des Ticketshops auf der XING Eventseite nutzte das GCB Event Plus. Dadurch wurden dem GCB die Kontaktinformationen der Eventseiten-Besucher, wann sie auf der Seite waren und wie oft, angezeigt. Mithilfe von individualisierten Nachrichten wurden diese Besucher direkt zum DigiDay eingeladen. Bis zu drei Event-Updates konnte das GCB während des Bewerbungszeitraums auf den jeweiligen Startseiten ihrer Eventseitenbesucher posten. Gleichzeitig konnte das GCB auf detaillierte und tagesaktuelle Statistiken zur Sichtbarkeit des Events und der Aktivität auf der Eventseite zugreifen. Mithilfe der externen Verlinkungen zur GCB Website auf ihrer XING Eventseite wurden die XING Mitglieder auf die eigene Website noch einmal aufmerksam gemacht. Im Kopf der Eventseite war prominent der Link zum Ticketshop auf der GCB Website angezeigt. Mithilfe der Event Plus Seite wurde der DigiDay auf ähnlichen Eventseiten beworben, um eine Reichweitensteigerung zu erzielen. Auf der Eventseite des DigiDay wurde dagegen keine Werbung für andere Events angezeigt.

E-Mail Kampagne

Für eine vereinfachte Kommunikation mit den Teilnehmern hat das GCB das integrierte E-Mail-Tool von XING Events verwendet. Die DigiDay-Teilnehmer wurden im Vorfeld mehrfach über das Tool mit Teilnehmerinformationen versorgt. In der Nachkommunikation wurden die Teilnehmer zu weiterführenden Events wie einem thematisch passenden Webinar eingeladen.

Schnittstellen

Um den Einlass und die Registrierung so digital wie möglich zu gestalten, hat das GCB die Schnittstelle von XING Events und FastLane genutzt, mit der der Einlassmanagement-Partner FastLane an die Event-Plattform angebunden wurde. Dadurch konnten Teilnehmer im Registrierungsprozess den Einlass durch Face-ID zu wählen. 30 % der Teilnehmer nutzten den innovativen Einlass.

Individuelles Training und persönliche Beratung

Zu jeder Zeit stand dem Eventteam des GCB rund um den DigiDay ein fester Ansprechpartner von XING Events beratend zur Seite. Vor dem Event halfen sowohl eine gezielte Online-Schulung sowie umfangreiche Hilfe-Videos auf YouTube beim individuellen Einrichten der Seite.

Erfolgsgeschichte German Convention Bureau
Erfolgsgeschichte German Convention Bureau
Erfolgsgeschichte German Convention Bureau
Erfolgsgeschichte German Convention Bureau

Ergebnis

Das GCB hat mit dem XING EventManager seinen kompletten Eventmanagement-Prozess digitalisiert und damit vereinfacht. Der Mehraufwand, der zuvor durch beispielsweise eigene Rechnungs- oder Badge-Erstellung entstanden ist, konnte durch XING Events komplett vermieden werden. Das Teilnehmermanagement wurde vereinfacht und durch Marketinglösungen konnte die Reichweite des DigiDays erhöht werden.

Save the Date: Der vierte DigiDay findet am 5.12.2019 in den Design Offices Wiesenhüttenplatz in Frankfurt statt.

Verena Kolb Consultant Marketing Germany, GCB

Wir waren mit XING Events als Dienstleister für Teilnehmermanagement beim DigiDay sehr zufrieden.  Das Teilnehmermanagement an sich war einfach zu handeln und intuitiv, sodass wir selbst die Inhalte kategorisieren und unser Design einbauen konnten. Dank der direkten Ansprechpartner hat man sich gut aufgehoben gefühlt und konnte bei Fragen oder Anmerkungen immer zum Hörer greifen. Die Schnittstelle zu FastLane, unserem Einlassmanagement, hat ebenfalls einwandfrei funktioniert.

Diese Erfolgsgeschichte könnte Sie auch interessieren

Close

XING Events logo download

Laden Sie unser Logo-Kit herunter

Schnappen Sie sich die ZIP-Datei mit unserem Logo.

Close