Edition spéciale XING Events

Coronavirus et Covid-19 (Statut : 18.03.2020, 12.00 h)

Dès le au début de l'année, les autorités chinoises ont informé l'Organisation mondiale de la santé (OMS) d'une accumulation de pneumonies dont la cause n'était pas claire. Peu de temps après, l'agent pathogène a été identifié : un nouveau coronavirus. Depuis février 2020, il est connu sous le nom de SRAS-CoV-2 en raison de sa relation étroite avec le virus du SRAS (syndrome respiratoire aigu sévère). La maladie causée par le virus est appelée Covid-19 et le nombre de personnes infectées dans le monde entier est actuellement en augmentation constante. Des événements comptant plus de 1 000 participants ont été rapidement annulés dans tous les États fédéraux allemands, en Suisse et en Autriche.

Afin de contenir la propagation du virus en Allemagne, le gouvernement fédéral et les länder se sont mis d'accord le 17 mars sur un arrêt complet de la vie (culturelle) publique. Cet accord doit encore être mis en œuvre dans les länder et les collectivités locales. De nombreux länder ont déjà interdit complètement les événements, d’autres même les événements de moindre envergure, de 50 à 100 personnes, ne sont pour la plupart plus admissibles à l'approbation. L'Autriche ainsi que certains cantons de Suisse misent sur une interdiction totale des réunions. En outre, les orateurs et les visiteurs s'abstiennent de participer à de futurs événements ou sont incités à le faire par leurs employeurs. Et oui, les informations sont diffuses - les directives officielles ou gouvernementales portant sur l'organisation d'événements ne prennent effet que jusqu´à fin avril. De plus, il existe de nombreuses questions de responsabilité non résolus pour les organisateurs d'événements. Même pour l'événement le plus hygiénique, qui table sur la désinfection et des façons alternatives de se saluer, il n'est pas possible d'évaluer si ces mesures permettraient de prévenir le risque d'infection. Il est donc avant tout important de prendre l’affaire au sérieux et de ne pas tomber dans l'agitation ou la panique.

Pour l'industrie événementielle en particulier, la situation est un coup dur. Le virus a déferlé sur nous comme une vague et notre industrie mettra longtemps à se remettre des conséquences. La bonne nouvelle : nous ne sommes pas seuls - vous n'êtes pas seuls ! Nous nous trouvons tous dans une situation similaire et plutôt difficile.

Le 13 mars, l'Association allemande de l'industrie événementielle (IGVW) a publié une déclaration qui encourage et contient la phrase suivante:

Les temps difficiles réveillent de nouveaux potentiels. Ce qu'il faut maintenant, c'est de la détermination, de la force intérieure et la volonté de faire face à cette crise. Notre industrie en particulier sait ce qu’est la flexibilité.

Notre façon de traiter le coronavirus sera similaire : Nous voulons mettre à profit le vide qui a été créé de manière créative et efficace et travailler sur des concepts alternatifs pour vos et nos propres événements. Au cours des prochaines semaines, nous vous présenterons des recommandations d'action, partagerons notre expérience (y compris des événements virtuels) et tenterons de trouver des idées qui n'existaient peut-être pas auparavant. Dans un esprit de partenariat et de coopération positive, nous cherchons maintenant à trouver des solutions avec vous - nos clients, amis et partenaires.

Bien sûr, il semble évident de sauver les événements en ces temps de Covid-19 en les numérisant. Ce revirement spontané est un tour de force, mais il peut être plus durable que la crise elle-même. Les organisateurs comptent déjà sur la diffusion en direct. L'exemple le plus récent : la semaine dernière, James Blunt a joué un premier "concert fantôme" dans l'Elbphilharmonie de Hambourg, entièrement vide. La lutte contre la propagation du virus corona n'a pas permis à 2 100 spectateurs d'être présents sur le site, mais entre 7 000 et 21 000 ont regardé en direct par streaming.

Alors peut-être que l’actuelle numérisation forcée de l'industrie annonce également un nouveau départ ? Peut-être devons-nous trouver d´autres moyens pour créer ce sentiment de communauté et organiser différemment les expériences vécues ? Des questions auxquelles, comme tant d'autres, il n'y a actuellement pas de réponse.

Vous trouverez ci-dessous des sources d'information importantes sur la manière de lutter contre le virus. D'autres documents d'information numériques suivront dans les prochains jours et semaines.

En attendant : restez à l'écoute et en bonne santé !

Passage aux événements en ligne

L'ensemble du secteur de l'événementiel est actuellement confronté à une question : qu'advient-il de mes événements ? En principe, trois scénarios sont possibles :

1. Annuler
2. Reporter
3. Changer de format

Il est certain qu'aucune des trois décisions ne peut être prise rapidement et facilement. D'une manière ou d'une autre, d'énormes dommages économiques et l'incertitude quant à la pertinence de la décision sont en jeu. Ce qui est clair, c'est que les recettes ne seront pas meilleures qu'avant la « crise Corona ».

Pour les organisateurs d'événements, cependant, il serait avantageux de fixer de nouveaux objectifs et de développer des solutions créatives. Une alternative qui est actuellement très utilisée est le passage aux événements en ligne.

Nos webinaires et workshops vous montrent comment organiser des événements en ligne, comment passer de votre événement physique à un événement en ligne dans XING EventManager, et quelles sont les meilleures pratiques disponibles.

Informations de base actuelles et statu quo

Des informations générales et fondées sur le SRAS-CoV-2 et le Covid-19 ainsi que des règles de conduite peuvent être trouvées ici :

Prise de décision et communication de crise sur le coronavirus

Corona et Covid-19 nous lancent à tous d'énormes défis. Dans une telle situation de crise, une communication régulière et surtout ouverte avec les invités, les partenaires et mais aussi les employés est cruciale pour les organisateurs d'événements. Actuellement, personne malheureusement personne ne peut dire exactement comment la situation va évoluer dans les semaines et les mois à venir, alors veuillez prévoir tous les scénarios possibles. La gestionnaire de crise Steff Berger recommande  la méthode FORDEC de la NASA - un modèle qui facilite la prise de décisions difficiles. S'il n'existe pas encore de décret gouvernemental concernant la taille ou la durée de votre événement, faites jouer les options les options "reporter", "annuler" et "exécuter".

F – Facts /faits : Quels sont les faits ? Important : pas d'interprétations, pas de jugement. Car seuls ceux qui connaissent leur position trouveront la direction à suivre pour se rendre à destination.

O - Options :  Après avoir noté toutes les informations en bref, réfléchissez aux possibilités et ne vous limitez pas aux options évidentes.

R - Risks and Benefits / risques et bénéfices : ajouter deux flèches à chaque option. Sous la flèche de gauche, notez les dangers, les risques et les inconvénients. En dessous de la flèche de droite se trouvent les avantages et les opportunités. Ensuite, comparez le rapport risque/potentiel. Cela permet d'avoir une vue d'ensemble et d'éviter que les risques soient surestimés et les opportunités négligées.

D - Decision : Vous avez maintenant toutes les informations à disposition. Vous devez maintenant être cohérent et prendre une décision. La réflexion est similaire à une "file d'attente mentale" - un temps précieux s'écoule sans que vous ne fassiez aucun progrès.

E - Execution : Vous devez maintenant agir rapidement. Vous savez ce qu'il faut faire - allez-y !

C – Check / vérifier : FORDEC n'est pas un modèle « on avance les yeux fermés ». Par conséquent, vérifiez régulièrement si vous êtes toujours sur la bonne voie et si les mesures décidées sont efficaces ou si elles doivent être corrigées.

Mais quelle que soit la décision prise, il n'est pas facile de communiquer avec les clients et partenaires existants et nouveaux et de gérer la peur. Ici cinq recommandations :

  1. informer ouvertement des faits est la bonne chose à faire - faites des déclarations fondées
  2. il est bon de communiquer de manière factuelle et claire
  3. idéalement, l'humeur du public est à prendre en compte - trouvez une approche compréhensive, même si la situation n'est pas facile pour vous
  4. il est recommandé de faire appel à la raison, de se référer aux probabilités et d´utiliser des statistiques
  5. Une communication adaptée au canal utilisé présente des avantages - par exemple, les images animées et les photos ont un effet particulièrement favorable dans les médias sociaux, tandis que les déclarations écrites seront à privilégier dans la communication de presse

Cela signifie : ne pas minimisez la situation. Communiquez de manière appropriée, sincère, claire et objective et faites également savoir clairement ce que vous ne savez pas (encore).

Conclusion

Corona et Covid-19 nous ont en main. Nous forçant à modifier nos plans, nous confinant à domicile et mettant notre vie quotidienne sens dessus dessous. L'évolution de la situation est très dynamique, les évaluations des experts et des responsables changent quotidiennement. Cela signifie également pour vous, en tant qu'organisateur : pensez de manière dynamique. Nous traversons tous une phase émotionnelle - mais la communication ne doit pas être négligée. Prenez au sérieux les émotions de vos partenaires, sponsors et clients et soyez-y ouverts. Admettez votre ignorance et votre incertitude à vous-même et à vos "interlocuteurs". Nous devons également considérer la situation actuelle comme une opportunité. la crise peut aussi nous obliger à nous occuper de choses que nous avons longtemps repoussées ou à trouver des solutions, à être créatifs, à travailler plus étroitement ensemble. Cette situation peut nous rendre plus forts en tant qu'individus, mais aussi en tant qu'industrie. Si nous le voulons.

Avez-vous des questions urgentes concernant l'annulation ou le report de votre événement ?

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