Success stories

GCB German Convention Bureau e. V.

Éléments clés

Exigences: conférence
Type d’événement: Digital and Innovation Day
Partenariat depuis: 2018

GCB German Convention Bureau e. V.
Kaiserstr. 53
60329 Francfort-sur-le-Main
Exigences:
  • Gestion simple des participants
  • Interlocuteur dédié
  • Factures prises en charge par le système
  • Création de badges
  • Campagnes d'e-mails via le système
  • Design propre/Design de l'entreprise
  • Intégration de la billetterie au site Internet du client
Produits retenus:
  • Inscription en ligne 
  • Marketing événementiel (Event Plus)
  • Interfaces
Résultat:
  • Intégration de la billetterie et synchronisation des données réussies
  • Augmentation de la visibilité en ligne pour le DigiDay

Le German Convention Bureau e.V. (GCB) représente l'Allemagne en tant qu'une des destinations leader à l'international pour les conférences et les congrès. Il accompagne ses membres et ses partenaires dans la promotion de leur offre et agit comme élément moteur dans le secteur. Pour la seule année de 2018, le GCB a organisé 27 événements, dont le Digital and Innovation Day (DigiDay). L'événement était organisé pour la troisième fois en décembre 2018 sous le slogan « How to become a Digital Hero ».

En tant que composante de la stratégie de digitalisation de GCB, le DigiDay qui met l'accent sur la pratique et l'interaction, a emmené ses participants vers un avenir numérique et intelligent. Les 100 participants présents, dont des spécialistes et des cadres issus des domaines de la communication et du marketing exerçant dans des entreprises du secteur des congrès et des conférences, se sont servis de DigiDay organisé tous les ans, comme formation continue. Les membres du GCB, mais également les personnes extérieures intéressées ont pu acquérir des billets pour l'événement.

Situation initiale

Le GCB recherchait un outil global de gestion des participants qui proposait également la prise en charge de la facturation, la création de badges ainsi que la mise en place de campagnes d'e-mails. La billetterie devait être parfaitement intégrée au site internet du client afin de faciliter la vente de billets aux participants. L'innovation et la digitalisation devaient déjà se refléter dès le processus d'inscription, puisque ces concepts sont les sujets principaux de l'événement.

Il était important pour le GCB que le processus d'inscription soit simple et que le bureau ait un interlocuteur dédié chez XING Events, car l'utilisation d'une solution complète de plate-forme événementielle était une première.

Nous sommes très satisfaits des prestations de XING Events dans le cadre de la gestion des participants pour le DigiDay.  La gestion des participants en elle-même était simple et intuitive de sorte que nous avons pu catégoriser les contenus et intégrer notre design en toute autonomie. Grâce à la mise à disposition d'un interlocuteur dédié, nous nous sommes sentis bien accompagnés et nous pouvions toujours le contacter en cas de questions ou de remarques. L'interface vers FastLane, notre solution de gestion des entrées, a également bien fonctionnée.

Verena Kolb, Consultant Marketing Germany, GCB

Solution

XING EventManager

La solution XING EventManager permet d'offrir une inscription en ligne et une vente de billets simples.  L'intégration de la billetterie dans le site internet du client permet aux utilisateurs de la page Web de s'inscrire sans être redirigés. La billetterie a été adaptée de sorte qu'elle respecte le design de la page. Les différents prix des billets ainsi que les catégories des participants ont été créés dans le XING EventManager. En outre, le GCB a pu définir au préalable à quelle période et combien de billets étaient disponibles à la vente. Les billets ont été personnalisés pour répondre aux exigences du GCB. Au moyen du mode test, le processus de paiement ainsi que la sélection des catégories ont pu être testés avant que la billetterie ne soit rendue publique. D'éventuelles sources d'erreurs ont pu être identifiées et rectifiées avant la publication de la page événementielle.

Solutions de marketing sur XING

Les solutions de marketing sur XING ont permis d'augmenter la visibilité en ligne de l'événement.

Event Plus

Le GCB a utilisé la solution Event Plus pour l'implémentation de la billetterie sur la page événementielle de XING. Le GCB a ainsi pu obtenir des informations sur les contacts des visiteurs de la page événementielle ainsi qu’à quel moment et avec quelle fréquence ils ont visité la page. Ces visiteurs ont directement été invités au DigiDay par l'intermédiaire de messages personnalisés. Au cours de la période d'acquisition, le GCB a pu poster jusqu'à trois mises à jour événementielles sur les pages d'accueil des visiteurs de la page événementielle. Le GCB pouvait parallèlement accéder à des statistiques détaillées et actualisées quotidiennement en relation avec la visibilité de l'événement et l'activité de la page. Grâce à la mise en place d'un lien externe vers le site internet du GCB depuis la page de l'événement sur XING, l'attention des membres de XING a pu être également attirée sur le site du GCB. Dans l'en-tête de la page événementielle figurait de manière visible le lien vers la billetterie sur le site Internet du GCB. La page Event Plus a permis au client de promouvoir le DigiDay sur des pages événementielles proposant une thématique similaire afin d'en augmenter la visibilité. En revanche, aucune publicité n’était présente sur la page événementielle du DigiDay.

Campagnes d'e-mails

Afin de simplifier la communication auprès des participants, le GCB a utilisé l'outil d'e-mails intégré de XING Events. Les participants au DigiDay ont pu obtenir des informations sur les participants avant la tenue de l'événement via l'outil. Dans le cadre de la communication après l'événement, les participants ont été invités à prendre part à des événements permanents, tels qu'un webinaire avec la même thématique.

Interfaces

Afin que les entrées et les inscriptions soient numériques autant que possible, le GCB a utilisé l'interface de XING Events et FastLane, à partir de laquelle le partenaire de gestion des entrées FastLane a pu se connecter à la plate-forme événementielle. Lors du processus d'inscription, les participants ont ainsi pu sélectionner une entrée avec reconnaissance faciale. 30 % des participants ont utilisé ce type innovant d'entrée.

Formation individuelle et accompagnement personnel

Un interlocuteur dédié de XING Events a accompagné pendant tout ce temps l'équipe événementielle du GCB en charge du DigiDay. Avant la mise en place de l'événement, une formation en ligne ciblée ainsi que de nombreuses vidéos d'aide sur YouTube ont aidé à la réalisation individuelle de la page.

Success story German Convention Bureau
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Résultat

Le GCB a pu digitaliser et ainsi simplifier l'ensemble du processus de gestion événementielle grâce à la solution XING EventManager. Les frais supplémentaires engendrés auparavant par l'élaboration de factures ou de badges, par exemple, ont pu être entièrement évités par XING Events. La gestion des participants a été facilitée et les solutions de marketing ont permis d'augmenter la visibilité en ligne du DigiDay.

Save the Date : la quatrième édition du DigiDay aura lieu le 05.12.2019 dans les Design Offices de la Wiesenhüttenplatz à Francfort.

Verena Kolb Consultant Marketing Germany, GCB

Nous sommes très satisfaits des prestations de XING Events dans le cadre de la gestion des participants pour le DigiDay.  La gestion des participants en elle-même était simple et intuitive de sorte que nous avons pu catégoriser des contenus et intégrer notre design en toute autonomie. Grâce à la mise à disposition d'un interlocuteur dédié, nous nous sommes sentis bien accompagnés et nous pouvions toujours le contacter en cas de questions ou de remarques. L'interface vers FastLane, notre solution de gestion des entrées, a également bien fonctionnée.

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